Možná to také znáte: Máte ve své správě budovu. Pořídili jste si stoh lejster popisující technický stav Vaší budovy a už přemýšlíte, jak ji nejlépe využít. Moment, ještě potřebujete soupis inventáře, to je další fascikl. Cože? Aha, tak ještě zjistit, v jakém stavu ten inventář je, protože nemůžete dát k dispozici budovu s nefunkčním výtahem nebo s židlemi, které mají sklon se probořit pod každým, kdo váží víc než třicet kilo – to dá rozum. Takže další papíry. Je to všechno? Není, v té budově má kdosi cosi pronajaté. Co to je? Jaký je nájem? Kdo to je? Na jak dlouho to má? Takže další papíry a zase papíry a zase papíry…
Určitě nebudeme popírat význam papíru. V mnoha rozličných činnostech má papír svou důležitost, při některých má roli takřka nezastupitelnou. Nicméně ekonomičtější, ba i ekologičtější (pomyslete jen na tu horu papíru) je využít informační technologie tam, kde je to možné. Facility management si o takové využití přímo říká. Nejenže nemusíte nosit v aktovce – tedy spíše tlačit na dvoukoláku – kilogramy spisového materiálu, výkresů a analýz, ale s vhodným softwarem odpadá i starost s výpočty, srovnáváním cen nebo hlídáním termínů, například frekvenci oprav. Podpora informačních technologií umožňuje centrálně uchovávat a spravovat veškeré související skutečnosti, přistupovat do systému z různých lokalit a integrovat analytické nástroje pro sledování nebo vyhodnocování vybraných ukazatelů. Oblast pasportizace je v programech zpravidla zakomponována jako samostatný datový modul nebo jako součást komplexní databáze pro účely facility managementu. Informační systémy umožňují komplexní pokrytí procesů provozu, správy a údržby budov, areálů a kancelářských či výrobních ploch. Kromě detailní technické a komplexní evidence objektů, pasportizace inventáře, technických zdrojů a objektů, systém umožňuje průběžné a plánovité řízení provozních a správních činností, údržbových prací, sledování veškerých nákladů na provoz či jednotlivá nákladová střediska, řízení využití jednotlivých ploch a nájmů, operativní řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů, podporu řízení externích služeb a mnoho dalšího.
Výhody jsou zjevné. Kromě toho, že šetříme naše lesy, umožňuje podpora IT optimalizaci procesů a tím i snížení nákladů; usnadňuje odhalení problémů a závad a tím i jejich včasné odstranění, což má opět vliv na náklady, stejně jako na bezpečnost; umožňuje rychlou a efektivní kontrolu kteréhokoliv z procesů, čímž lze opět ušetřit nemalé prostředky. A to se vyplatí.